Comment réussir le déménagement de son entreprise ?
Choisir son mode de déménagement pour une société passe presque toujours par une entreprise de déménagement. La seule exception peut concerner les toutes petites entreprises, mais c'est rare. Pour réussir son déménagement d'entreprise, vous devez procéder par ordre: informer vos employés, planifier votre déménagement, informer vos clients et ne pas hésiter à vous faire aider.
1. Informez et impliquez vos salariés
Déménager votre entreprise implique un changement majeur dans la vie de vos salariés. Ils sont organisés pour venir chaque matin grâce à un certain moyen de transport, dans un temps déterminé. Si votre déménagement va en arranger certains, il risque d'en léser d'autres. Vous devez donc vous montrer particulièrement diplomate et les informer de chaque étape.
D'autant que vous allez impliquer vos employés dans votre déménagement. Ils devront regrouper et ranger leurs propres affaires, ainsi que préparer toutes les données informatiques à stocker sur un cloud.
Pour les plus petites entreprises où l'ambiance est familiale, ils pourront même participer physiquement à la manutention le jour J. Ça vous fera l'occasion d'une belle journée de team building !
2. Planifiez votre déménagement d'entreprise
Votre déménagement doit entraver votre travail le moins longtemps possible et pour cela doit être planifié scrupuleusement. Le jour dit, tout doit être prêt.
Prenez toutes vos dispositions pour résilier vos lignes et abonnements et les faire transférer à votre nouvelle adresse. Vous devez porter une attention toute particulière à la sauvegarde informatique. La perte de données peut être dramatique et il n'est pas compliqué d'effectuer des sauvegardes. En revanche, cela demande beaucoup de temps et d'organisation donc il faut vous y prendre à l'avance. C'est aussi l'occasion de faire du ménage dans vos archives et de revoir votre classement.
La magie informatique fait que lorsque vous rebranchez votre ordinateur (et tout le réseau qui va avec), tout fonctionne, mais vous n'êtes jamais à l'abri de problèmes. Qu'ils soient temporaires ou permanents, vous devez de toute façon avoir au minimum une sauvegarde de toutes vos données. Redoublez de prudence en effectuant une sauvegarde globale sur un cloud, en même temps que sur un disque externe pour les données les plus précieuses.
3. Informez vos clients
Vos clients doivent bien sûr être prévenus. Ils doivent avoir reçu en amont vos nouvelles coordonnées et être informés du jour du déménagement, pendant lequel ils auront du mal à vous joindre.
Redonnez-leur l'information quelques jours avant le déménagement, afin qu'ils n'aient pas de mauvaises surprises. Vos clients seront compréhensifs, à la condition qu'ils aient été prévenus.
4. Faites-vous accompagner
Il est très important de choisir son mode de déménagement scrupuleusement et de bien sélectionner l'entreprise qui va s'en charger. Elle n'est pas seulement responsable de la manutention, mais occupe une fonction de conseil indispensable.
Les professionnels sont rompus à l'exercice et savent vous accompagner avant, pendant et après votre déménagement. Profitez de leurs conseils pour organiser votre déménagement, par exemple bien répertorier vos cartons, afin de ne pas perdre de temps lors de l'emménagement.
Vous devez définir précisément qui fait quoi, selon vos moyens et la taille de votre entreprise. Les déménageurs peuvent prendre en charge – ou pas – la mise sous cartons, le démontage et le remontage des meubles, le conditionnement de votre informatique…
Pour ce qui concerne votre réseau, si vous n'avez pas un personnel dédié à votre informatique, vous pouvez demander à l'entreprise de déménagement de le prendre en charge s'ils ont un spécialiste. Il est indispensable que le lendemain matin, chacun de vos employés puisse retrouver son poste de travail opérationnel.
Une bonne organisation est la clef pour réussir son déménagement d'entreprise. Sélectionnez avec précaution la société de déménagement qui va vous accompagner, elle est déterminante pour que tout se passe dans les meilleures conditions et sans empiéter plus que nécessaire sur votre temps de travail.
